Jak oszczędzać na drukowaniu dokumentów w firmie?

Drukowanie dokumentów jest czynnością niezbędną praktycznie w każdej firmie. Warto jednak podejmować działania zmierzające do ograniczania korzystania z drukarek, gdyż przyniesie to zauważalne oszczędności finansowe. W tym artykule podpowiadamy więc, w jaki sposób ograniczyć koszty drukowania, jednocześnie nie wpływając na efektywność przedsiębiorstwa.

Ograniczanie liczby wydruków

Przede wszystkim powinniśmy zastanowić się, czy wszystkie wykonywane wydruki są nam niezbędne. Często bowiem przenosimy na papier tymczasowo potrzebne informacje, zamiast pozostawić je wyłącznie w wersji cyfrowej. Są to chociażby notatki czy listy zadań do wykonania, które równie dobrze możemy przechowywać na służbowych smartfonach czy tabletach. Również korespondencji wewnętrznej nie musimy za każdym razem drukować, gdyż możemy wykorzystywać pocztę elektroniczną. Poza oszczędnościami na wydrukach oszczędzamy w ten sposób mnóstwo czasu, gdyż wiadomość przesyłana przez Internet dotrze do odbiorcy natychmiast. Informacja papierowa musi natomiast zostać dostarczona przez człowieka, co potrwa znacznie dłużej.

Optymalizacja wydruku

Jeśli skorzystanie z drukarki jest konieczne, zmodyfikujmy dokument przed wydrukowaniem. Jest to szczególnie istotne przy drukowaniu zawartości stron internetowych oraz zrzutów z ekranu, gdyż zawierają one często wiele zbędnych elementów. Nie potrzebujemy przecież wydrukowanego paska narzędzi lub fragmentu reklamy, więc możemy odpowiednio przyciąć dokument, by pozostała jedynie niezbędna treść. Dodatkowo współczesne drukarki i kserokopiarki umożliwiają nam wydruki dwustronne, co pozwoli zredukować zużycie papieru nawet o połowę.

Optymalizacja eksploatacji

Poza ograniczaniem ilości drukowanych informacji, mamy kilka sposobów oszczędzania na eksploatacji sprzętu. Jak wiemy, każda drukarka wymaga tonera lub tuszu, a wyroby oryginalne bywają dość drogie. Firmy sprzedające takie produkty, na przykład IDE, w swojej ofercie mają wysokiej jakości zamienniki, co znacznie obniży koszty drukowania. Ponadto, mamy możliwość redukcji zużycia energii elektrycznej, gdyż sprzęt pracujący bez przerwy zużywa mnóstwo prądu. Wystarczy więc włączać drukarkę jedynie wówczas, gdy jest nam ona niezbędna, a z pewnością szybko zauważymy oszczędności, zwłaszcza przy większej liczbie urządzeń.